Skrevet i samarbeid med Eline Sandli Danbolt, Produktdirektør lønn/HR.
** Oppdatert 03.09.2021**
I dagens marked vil en moderne bedrift bli hyppig utfordret av både kjente og etablerte konkurrenter så vel som nye bedrifter med bratte vekstkurver. Terskelen for å komme innenfor de tradisjonelt “sikre” bransjene blir stadig lavere gjennom teknologisk utvikling – dette skaper et større press for de eksisterende markedsaktørene på blant annet tilgjengelighet, leveranse og kvalitet vs. pris.
Hvordan kan du møte utfordringene og redusere presset fra nye aktører? Ved å jobbe med de administrative prosessene slik at de frigjør tid i hverdagen får du hentet ut de store gevinstene som ligger i å standardisere og automatisere økonomifunksjonen din.
Les også: Slik blir tusenvis av kunder mer effektive
5 prosesser for forbedring av din økonomifunksjon
Når målet er å forenkle og øke effektiviteten for administrative- og økonomiske rutiner kan du ta for deg hver enkelt prosess, men gevinsten er betraktelig høyere ved å ta en helhetlig tilnærming. Tenk gjennom, og ta for deg disse prosessene:
- Utveksling av grunnlag- og dokumentflyt
I en økonomifunksjon er det helt essensielt å se på dokumentflyten. Både utveksling av dokumenter med eksterne parter og tjenesteleverandører, men også internt i bedriften – som styret, ledelsen og andre nøkkelpersoner. Manglende rutiner og løsninger for en god dokumentflyt skaper GDPR-utfordringer. En løsning for utveksling og arkivering av dokumenter gjør dokumentflyten sikker og fullt GDPR-kompatibel. Bedriften kan styre hvem som skal ha tilgang til hvilke dokumenter og mapper.
- Regnskap- og finansielle rapporter
For å lage gode økonomirapporter er datakvaliteten og formatet på fakturaer og bilag avgjørende. I kundeportalen Azets Cozone kan du raskt navigere mellom regnskapsrapporten og bilagsnivå. Rapporten er dynamisk og tallene oppdateres fortløpende etter bokføring. Tilbakemeldinger og kommentarer fra regnskapsfører leveres også direkte i løsningen.
- Fakturering- og fakturaflyt
Første steg er å sikre at den største andelen av leverandørfakturaene mottas som EHF (elektronisk handelsfaktura). EHF muliggjør tolkning av fakturainformasjon og varelinjer, samt automatisk kontering av kostnader. Her ligger potensialet i standardisering. Basert på leverandør og tolkning av varelinje kan standardisere kontoplanen, og dermed sikre en forenklet rapportering og kostnadsføring. Leverandørfakturaene og informasjonen det generer til regnskapet er derfor en kritisk suksessfaktor for en effektiv økonomifunksjon.
Ved å standardisere kontoplanen, aktivere mottak av EHF og utnytte deg av automatisk kostnadsføring (kontering av kostnader mot regnskapskonto) får du bedre datakvalitet i dine økonomiske rapporter.
For å sikre god likviditet må du ha gode faktureringsrutiner. Det viktigste her er å ha mest mulig av faktureringsgrunnlaget elektronisk. For eksempel viderefakturering av kostnader, timegrunnlag eller utlegg. Vi ser at bedrifter med gode faktureringsrutiner får lavere tap på fordringer. Via vår portal kan du enkelt motta alle fakturaer på ett sted, tilpasse godkjenningsprosessene, følge opp innkjøp og sette opp automatisk kostnadsføring. Du kan enkelt lage og sende faktura til dine kunder, både som EHF, epost eller post. Om kundene dine ikke betaler på forfall kan du også sende purring på betaling. Du kan i tillegg sette opp et eget produktregister med kobling til respektive inntektskonto.
- HR- og lønnsadministrasjon
Mange bedrifter bruker unødvendig tid på HR- og lønnsadministrasjon. Hyppig bruk av epost og manuelle oppdateringer av ansattdata i forbindelse med nyansettelser, endringer eller avsluttede arbeidsforhold, er eksempler på tidstyver som skaper unødvendig merarbeid – både for ansatte, ledere og HR-medarbeidere. Ved å ta i bruk et HR-system der ansatte selv kan se og endre sine kontaktopplysninger og kontoinformasjon, reduseres unødvendig bruk av epost og administrativt arbeid.
Nye former for betalingsbedrageri stiller høyere krav til behandling av ansattdata og kontoopplysninger. I en ny svindelmetode rettet mot ansatte som jobber med lønn, utgir svindlere seg via epost for å være ansatte som ønsker å endre kontonummer for lønnsutbetaling. Ved å bruke et sikkert HR-system for slike ansattopplysninger reduseres risikoen for å bli rammet av denne og andre typer betalingsbedrageri.
Ved å benytte et HR-system til lagring og vedlikehold av ansattdata vil du ha et godt utgangspunkt for digitalisering av andre administrative personalprosesser, som stjeler tid fra både medarbeidere og personalledere. Et eksempel er organisering og godkjenning av ferie og fravær, der et personalsystem både kan bidra til å spare tid og samtidig gjøre det enklere å følge opp lover og regler knyttet til fraværsoppfølging og ferieavvikling. Et annet eksempel er utsending av lønnsslipper, der et HR-system både vil kunne utgjøre en sikker distribusjonskanal og samtidig gi enkel tilgang for den ansatte.
Vår ansattportal Azets Employee er en smart, effektiv og sikker skybasert løsning hvor alt av ansattopplysninger, tid- og fraværsregistrering og lønnsinformasjon er tilgjengelig på ett sted. Løsningen tilrettelegger for effektive arbeidsprosesser for medarbeidere, ledere og HR-ansatte, slik at de kan redusere tiden som benyttes til administrativt arbeid og fokusere på mer verdiskapende oppgaver. Azets tilbyr også andre HR-systemer knyttet til spesifikke bransjer eller behov.
- Hierarki og tilgang
Dagens teknologiske løsninger gir rom for fleksibel tilgangsstyring og godkjenningshierarki for bedriftens systemløsninger – både for økonomiske- og adminsitrative prosesser. Dessverre ser vi at altfor mange bedrifter skaper flaskehalser i sine rutiner ved at de ikke reviderer og oppdaterer dagens oppsett. Dette kan være at man ved implementering av ny systemløsning setter opp f.eks. et godkjenningshierarki etter beste intensjon, men etter en tid vil det være ansatte som har sluttet, brukere som ikke overholder interne frister for godkjenning/attestering av dokumenter eller på annen måte ikke følger opp sin rolle i hierarkiet. Hvis du skal sikre effektive økonomiske- og administrative prosesser er et aktivt forhold til de respektive rollene i godkjenning og attesteringshierarkiet helt essensielt.
Hvordan komme igang?
Uavhengig av om du ønsker å starte med en del av en prosess, eller om du ønsker å ta en grundig gjennomgang av hele økonomifunksjonen din anbefaler jeg deg å starte med disse 6 konkrete punktene.
- Standardisering av kontoplan
- ELMA-registrering for mottak av EHF
- Ta i bruk et system som tilbyr automatisk kontering av kostnader
- Ta i bruke en løsning som tilbyr skybasert dokumentflyt i et GDPR-sikkert grensesnitt
- Ta i bruk et sikkert HR-system som benyttes til vedlikehold av ansattdata
- Sørg for at behandling og innhenting av input som f.eks. time- og ordregrunnlag for utfakturering og variable lønnsdata gjøres elektronisk.
Ønsker du å få vite mer om dette? Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat!
