Slik effektiviserer du økonomifunksjonen din

Strategi og ledelse
10/02/2020

av Andreas Kirsebom

 

Skrevet i samarbeid med Eline Sandli Danbolt, Produktdirektør lønn/HR.

 

I dagens marked vil en moderne bedrift bli hyppig utfordret av både kjente og etablerte konkurrenter så vel som nye bedrifter med bratte vekstkurver. Terskelen for å komme innenfor de tradisjonelt “sikre” bransjene blir stadig lavere gjennom teknologisk utvikling – dette skaper et større press for de eksisterende markedsaktørene på blant annet tilgjengelighet, leveranse og kvalitet vs. pris. 

Hvordan kan du møte utfordringene og redusere presset fra nye aktører? Ved å jobbe med de administrative prosessene slik at de frigjør tid i hverdagen får du hentet ut de store gevinstene som ligger i å standardisere og automatisere økonomifunksjonen din.

Les også: Slik blir tusenvis av kunder mer effektive

 

5 prosesser for forbedring av din økonomifunksjon

Når målet er å forenkle og øke effektiviteten for administrative- og økonomiske rutiner kan du ta for deg hver enkelt prosess, men gevinsten er betraktelig høyere ved å ta en helhetlig tilnærming. Tenk gjennom, og ta for deg disse prosessene:

  • Utveksling av grunnlag- og dokumentflyt

I en økonomifunksjon vil det være helt essensielt at du tar for deg selve dokumentflyten. Dette vil dreie seg om både utveksling av dokumenter med eksterne parter og tjenesteleverandører, men også internt i bedriften – som styret, ledelsen og andre nøkkelpersoner. Manglende rutiner og løsninger for en god dokumentflyt vil skape GDPR- utfordringer. En løsning for utveksling og arkivering av dokumenter vil gjøre dokumentflyten svært sikker og fullt GDPR-kompatibel. Bedriften vil også ha mulighet for å enkelt styre hvem som skal ha tilgang til hvilke dokumenter og mapper.

  • Regnskap- og finansielle rapporter

For rapportering av økonomiske data er selve kvaliteten og formatet på fakturaer og bilag ofte utslagsgivende. I vår kundeportal CoZone vil du raskt kunne navigere mellom regnskapsrapporten og bilagsnivå. Denne rapporten er dynamisk og tallene oppdateres fortløpende etter bokføring. Tilbakemeldinger og kommentarer fra regnskapsfører leveres også direkte i løsningen.

  • Fakturering- og fakturaflyt

Inngangsbilletten til en effektiv løsning er å sørge for at den største andelen av dine leverandørfakturaer mottas som EHF (elektronisk handelsfaktura). Mottak av inngående faktura som EHF muliggjør tolkning av fakturainformasjon og varelinjer, samt automatisk kontering av kostnader. Dette frigjør det store potensialet som ligger i standardisering. Det vil si at du basert på leverandør og tolkning av varelinje kan standardisere kontoplanen, og dermed sikre en forenklet rapportering og kostnadsføring. Leverandørfakturaene og inputen det generer til regnskapet er derfor en kritisk suksessfaktor for en effektiv økonomifunksjon.

Ved å standardisere kontoplanen, aktivere mottak av EHF og utnytte deg av automatisk kostnadsføring (kontering av kostnader mot regnskapskonto) vil det gi deg bedre datakvalitet på dine økonomiske rapporter – ved å utnytte produkt- og varelinjedata for bruttofortjeneste. 

For å sikre god likviditet er hurtige faktureringsrutiner essensielt, dette kan oppnås gjennom å fange høyest mulig grad av faktureringsgrunnlaget elektronisk. Det være seg viderefakturering av kostnader, timegrunnlag eller utlegg. Erfaringsmessig ser vi også at bedrifter med gode faktureringsrutiner i form av oppfølging på utestående fordringer, ved purring eller stopp av kundekreditt, får lavere tap på fordringer. Via vår portal kan du enkelt samle all fakturamottak på ett sted, tilpasse godkjenningsprosessene og følge opp innkjøp – samt sette opp automatisk kostnadsføring. Du kan enkelt lage og sende faktura til dine kunder, både som EHF, epost eller post. Dersom dine kunder ikke betaler sine fakturaer på forfall er det lagt opp til at du enkelt kan sende purring på betaling. Du kan i tillegg sette opp et eget produktregister med kobling mot respektive inntektskonto. 

  • HR-og lønnsadministrasjon

Mange bedrifter bruker unødvendig tid på HR- og lønnsadministrasjon. Hyppig bruk av epost og manuelle oppdateringer av ansattdata i forbindelse med nyansettelser, endringer eller avsluttede arbeidsforhold, er eksempler på tidstyver som skaper unødvendig merarbeid – både for ansatte, ledere og HR-medarbeidere. Ved å ta i bruk et HR-system der ansatte selv kan se og endre sine kontaktopplysninger og kontoinformasjon, reduseres unødvendig bruk av epost og administrativt arbeid. 

Nye former for betalingsbedrageri stiller høyere krav til behandling av ansattdata og kontoopplysninger. I en ny svindelmetode rettet mot ansatte som jobber med lønn, utgir svindlere seg via epost for å være ansatte som ønsker å endre kontonummer for lønnsutbetaling. Bruk av et sikkert HR-system for vedlikehold av slike ansattopplysninger reduserer risikoen for å bli rammet av denne og andre typer betalingsbedrageri. 

Ved å benytte et HR-system til lagring og vedlikehold av ansattdata vil du ha et godt utgangspunkt for digitalisering av andre administrative personalprosesser, som stjeler tid fra både medarbeidere og personalledere. Et eksempel er organisering og godkjenning av ferie og fravær, der et personalsystem både kan bidra til å spare tid og samtidig gjøre det enklere å følge opp lover og regler knyttet til fraværsoppfølging og ferieavvikling. Et annet eksempel er utsending av lønnsslipper, der et HR-system både vil kunne utgjøre en sikker distribusjonskanal og samtidig gi enkel tilgang for den ansatte. 

Vår ansattportal CoZone Employee er en smart, effektiv og sikker skybasert løsning hvor alt av ansattopplysninger, tid- og fraværsregistrering og lønnsinformasjon er tilgjengelig på ett sted. Løsningen tilrettelegger for effektive arbeidsprosesser for medarbeidere, ledere og HR-ansatte, slik at de kan redusere tiden som benyttes til administrativt arbeid og fokusere på mer verdiskapende oppgaver. Azets tilbyr også andre HR-systemer knyttet til spesifikke bransjer eller behov. 

  • Hierarki- og tilgang

Dagens teknologiske løsninger gir rom for fleksibel tilgangsstyring og godkjenningshierarki for bedriftens systemløsninger – både for økonomiske- og adminsitrative prosesser. Dessverre ser vi at altfor mange bedrifter skaper flaskehalser i sine rutiner ved at de ikke reviderer og oppdaterer dagens oppsett. Dette kan være at man ved implementering av ny systemløsning setter opp f.eks. et godkjenningshierarki etter beste intensjon, men etter en tid vil det være ansatte som har sluttet, brukere som ikke overholder interne frister for godkjenning/attestering av dokumenter eller på annen måte ikke følger opp sin rolle i hierarkiet. Hvis du skal sikre effektive økonomiske- og administrative prosesser er et aktivt forhold til de respektive rollene i godkjenning og attesteringshierarkiet helt essensielt. 

Hvordan komme igang?

Uavhengig av om du ønsker å starte med en del av en prosess, eller om du ønsker å ta en grundig gjennomgang av hele økonomifunksjonen din anbefaler jeg deg å starte med disse 6 konkrete punktene. 

  • Standardisering av kontoplan
  • ELMA-registrering for mottak av EHF
  • Ta i bruk et system som tilbyr automatisk kontering av kostnader
  • Ta i bruke en løsning som tilbyr skybasert dokumentflyt i et GDPR-sikkert grensesnitt
  • Ta i bruk et sikkert HR-system som benyttes til vedlikehold av ansattdata 
  • Sørg for at behandling og innhenting av input som f.eks. time- og ordregrunnlag for utfakturering og variable lønnsdata gjøres elektronisk. 

Ønsker du å få vite mer om dette? Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat!

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Om Andreas Kirsebom

Andreas jobber som prosjektleder i Azets, og er ansvarlig for onboardingen av nye kunder i i SME-segmentet i Norge. I tillegg deltar han i en rekke operasjonelle prosjekter for forretningsutvikling. English: Andreas is a project manager at Azets, responsible for onboarding of new SME customers in Norway.