Sykepenger, sykemelding og egenmelding - hvilke regler gjelder?

Utfordringer knyttet til sykepenger, sykemeldinger og egenmeldinger har berørt de fleste bedrifter. Hvilke rettigheter har mine ansatte? Utfordringene er mange og det er viktig at du som arbeidsgiver kjenner til regelverket. 

En hovedregel som er grei å forholde seg til er at ansatte kun har rett på en ytelse om gangen. Enten omsorgspenger, sykepenger eller dagpenger. En kombinasjon av ytelser kan derimot inntreffe når man er delvis syk eller delvis permittert, og her er det ofte lurt å søke hjelp når man skal beregne hva arbeidsgiver plikter å betale i hvert tilfelle. 

Opptjeningstid for sykepenger og egenmelding

Sykemelding opptjening

Gjennom å være medlem i folketrygden og å være i arbeid opptjener ansatte rett til å motta sykepenger fra NAV. Før sykefraværet må arbeidstaker ha vært i arbeid i minst fire uker. For at du som arbeidsgiver skal utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden (16 første kalenderdager) må arbeidstaker i tillegg ha vært ansatt hos deg i disse fire ukene. 

Har arbeidstaker byttet arbeidsgiver og blir syk i løpet av de første fire ukene, vil NAV utbetale sykepenger direkte til ansatt fra dag en, såfremt han/hun har vært i arbeid minst fire uker før sykefraværet starter. 

Egenmelding opptjening

Også her må ansatt opptjene rett til å bruke egenmelding. En nyansatt må ha arbeidet i minst to måneder før han/hun kan benytte egenmeldinger. Opptjening av rett til å bruke egenmelding gjelder også når arbeidstaker går fra en arbeidsgiver til ny arbeidsgiver uten “opphold” mellom.

Ansatte som har vært ute av arbeid i mer enn 14 dager, grunnet noe annet enn sykefravær eller lovfestet ferie, vil få ny opptjeningstid på sykepenger. Denne tiden varierer avhengig av årsaken til fraværet. For lovfestede permisjoner som militærtjeneste eller foreldrepermisjon er opptjeningstiden 4 uker. For en rekke andre permisjoner, som utdanningspermisjon eller ulønnet permisjon er opptjeningstiden på nye 8 uker. En del ansatte vil ha rett på sykepenger fra NAV fra første fraværsdag, selv om ikke arbeidsgiver har krav til å utbetale arbeidsgiverperioden. Dette finner man mer informasjon om på Nav sine sider.

Arbeidsgiver kan tillate ansatte å bruke egenmelding i hele arbeidsgiverperioden, men har lov til å kreve sykemelding fra dag fire. Egenmelding utover arbeidsgiverperioden er ikke tillatt.

Det er viktig å merke seg at det finnes to alternativer for bruk av egenmeldinger i en bedrift. Hovedregelen sier at ansatte som har opptjent retten til å bruke egenmelding kan gjøre dette inntil 3 kalenderdager per gang, begrenset til max 4 ganger i løpet av en 12 måneders periode.

For “IA-bedrifter” som forholder seg til IA-avtalen (inkluderende arbeidsliv) vil ansatte ha rett på totalt 24 egenmeldingsdager hvor hvert enkelt egenmeldingstilfelle er begrenset til 8 egenmeldingsdager. For en IA-ansatt vil derfor arbeidsgiver kunne kreve sykemelding etter endt egenmeldingsperiode på maks 8 dager.

Les også: Alt du trenger vite om sykefraværsoppfølging og forebyggende tiltak

Kun egen sykdom gir rett til å bruke egenmelding

Egenmeldinger følger de samme kravene til fraværet som sykepenger etter legeerklæring; det er kun egen sykdom som gir rett til å benytte egenmelding. Det vil si at det ikke er lov til å benytte egenmelding ved andre vanskelige livssituasjoner som samlivsbrudd, økonomiske problemer, sykdom i familien eller konflikter på arbeidsplassen. I slike tilfeller vil det kunne være helt andre ytelser fra NAV som kan dekke fraværet, eventuelt egne regler for velferdspermisjoner og lignende i bedriften.

Har du gjort noen unntak fra disse reglene og latt ansatte benytte egenmelding ved annet enn egen sykdom? Husk at du da setter presedens for lignende saker i fremtiden og ubevisst skaper du en slappere holdning hos de ansatte. Ønsker du å gi en ansatt fri med lønn i en vanskelig situasjon? Gi velferdspermisjon med lønn og forklar hvorfor dette ikke kan utbetales som sykepenger. Da har du gitt et ekstra gode som oppleves positivt for den ansatte!

Antall egenmeldingsdager

Egenmelding kan kun brukes på hele fraværsdager. Hvor mange egenmeldingsdager dine ansatte har rett på avhenger av om bedriften din følger vanlige eller IA-ordningens regler. 

Du kjenner forhåpentligvis til at regelen for egenmeldinger er 4 tilfeller à 3 løpende kalenderdager i løpet av 12 måneder. Er dere IA-bedrift er antall dager økt til 24 kalenderdager i løpet av 12 måneder.

En rekke bedrifter har valgt egne regler for egenmeldinger og undersøkelser viser at regler som ligner på IA-avtalen kan medvirke til lavere korttidsfravær. Årsaken til dette er todelt; får man en sykemelding fra lege er den ofte på en uke og de fleste benytter denne uken til tross for at de kunne vendt tilbake til arbeid tidligere eller så føler de ansatte at de må bruke «en 3-dagers» når de først er borte. Ved sykdom deler av en dag teller ikke dette som en egenmelding og er ulønnet, med mindre dere har valgt egne regler for at slike timer skal
telle som velferdspermisjon med lønn.

På tide å digitalisere oppfølgingen?

Uansett hvilke regelverk dere benytter i deres virksomhet må dere ha en struktur på hvordan dette fraværet registreres. De aller fleste bedrifter har nå en elektronisk løsning hvor leder og ansatt fyller ut fravær via et HRM- eller tidsregistreringssystem, som gjør at de får varsler om maks antall tilfeller egenmeldinger for året med mer. Slike systemer er også tilpasset små bedrifter som har behov for enkle løsninger. Fører du fortsatt sykefravær får varsler om maks antall tilfeller egenmeldinger for året med mer. Slike systemer er også tilpasset små bedrifter som har behov for enkle løsninger. Fører du fortsatt sykefravær manuelt og opplever det som krevende å ha oversikt? Da vil jeg anbefale deg å vurdere muligheten for å forbedre og effektivisere din sykeoppfølging.

Slik kommer du i gang med digitalisering av HR-oppgavene

Sykemelding etter egenmelding

Hvis den ansatte ikke er frisk etter endt egenmeldingsperiode må vedkommende oppsøke lege første dag uten rett til egenmelding. Hvis dette ikke er gjort vil den ansatte miste retten til sykepenger for de forutgående egenmeldingsdagene. Alle egenmeldinger som er brukt på gyldig grunnlag, altså grunnet egen sykdom, kan benyttes som en del av arbeidsgiverperioden. Dette betyr at du må skaffe oversikt over all brukav egenmelding de siste 16 dagene innen den ansatte ble sykmeldt. Dette vil korte ned arbeidsgiverperioden din!

Egenmelding samtidig med sykemelding

Jeg opplever at en del tror at man kan benytte egenmelding i tillegg til en gradert sykmelding. Eksempel: En ansatt er 50 % sykmeldt for en vond rygg, får influensa og blir helt borte i 3 dager. Det er ikke mulig å bruke egenmelding de 3 dagene med influensa siden egenmelding og sykmelding ikke kan kombineres på denne måten. I denne situasjonen må den ansatte kontakte sin lege og få 100 % sykmelding for de aktuelle dagene. Utbetaler dere sykepenger uten en slik sykmelding vil dere kun få refundert 50 % sykepenger disse dagene.

Miste retten til egenmeldinger

Ansatte som når maks antall egenmeldinger kan sperres for bruk av nye egenmeldinger i inntil 6 måneder av gangen. Den ansatte må få lov til å uttale seg før et slikt vedtak trer i kraft.

Dere kan også ta fra ansatte retten til å bruke egenmeldinger der dere finner rimelig grunn til å tro at den ansatte misbruker ordningen eller at fraværet ikke skyldes egen sykdom. Eksempel på dette er ansatte som arbeider hos en annen arbeidsgiver eller fikk nei på feriesøknad og bruker egenmelding i stedet. I slike tilfeller tas også retten vekk i 6 måneder i første omgang. Vær obs på at dere har rett til å forlenge dette vedtaket etter perioden på 6 måneder – dette er svært aktuelt ved grove brudd på regelverket.

Hyppig bruk av egenmelding

Noen ansatte har hyppigere sykefravær enn snittet. Når ansatte har en kronisk sykdom eller en sykdom/skade som fører til høyere risiko for fravær kan dere søke NAV om unntak fra arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for gravide ansatte. Mange er klar over disse reglene, men kanskje ikke at det også er mulig å få unntak i de tilfeller den ansatte har hyppig bruk av egenmelding. Ansatte som sliter med hodepine kan være et eksempel. Mitt tips er å ta en gjennomgang av alt fravær i din virksomhet, hvilke ansatte har gjentagende fravær, hvem er kronisk syke og er det noen som benytter egenmelding hyppigere enn normalen? Har dere unntak for arbeidsgiverperioden vil NAV refundere alt sykefravær, også fravær med egenmelding.

Ansatte som blir permittert mens de er syke

Arbeidsgiver kan også under sykefravær velge å permittere sykemeldte ansatte, slik vi så tilfeller av under pandemien. Forutsetningen for å permittere må selvsagt være til stede. Varslingsperioden kan løpe samtidig med en sykemelding, men permitteringsperioden (fra og med lønnspliktdagene til arbeidsgiver og videre i permitteringsløpet) kan ikke starte før den ansatte er friskmeldt. Lønnspliktperioden skal derfor ikke utbetales av arbeidsgiver før ansatt er friskmeldt. 

Ansatte som under permitteringen blir sykemeldt skal forholde seg til NAV fullt og helt. Dagpengene stopper opp da retten til dette opphører midlertidig og i perioden man er sykemeldt vil ansatt motta sykepenger fra NAV, under forutsetning at retten til dette foreligger. 

Hva må arbeidsgiver gjøre for å få refusjon fra NAV?

For å få refusjon av sykepenger fra NAV må man sende inntektsmelding til NAV. Normalt kan arbeidsgiver kreve refusjon for fravær opp til 3 måneder tilbake i tid. Det er svært viktig med gode rutiner for oppfølging av fravær og refusjoner. Inntektsmelding må være riktig og man må søke for hver enkelt ytelse. Dette kan for eksempel være sykepenger, omsorgspenger, foreldrepenger, svangerskapspenger eller refusjon av sykepenger i arbeidsgiverperioden for kronisk syke eller gravide.

Inntektsmelding må sendes NAV, refusjonsbeløp må bokføres og man må avstemme regnskapet for å kontrollere at refusjon er korrekt og komplett. Det er viktig å være klar over at refusjoner kan stoppe opp hos NAV, ofte på grunn av manglende dokumentasjon. Da må man være tidlig ute for å avdekke mangler slik at man unngår avslag på refusjon grunnet 9 (3) måneders regelen.

Azets kan hjelpe deg!

Vi hjelper deg med lovpålagt oppfølging av sykemeldte, kontroll av at virksomheter mottar alle refusjoner de har rett til samt kommer med konkrete tiltak for å redusere sykefraværet.

Har du ikke gode rutiner for registrering og oppfølging av fravær kan man potensielt tape store beløp som arbeidsgiver. Azets leverer gode systemer for registrering og oppfølging av refusjoner. Vi kan håndtere hele prosessen fra søknad om refusjon til avstemming og oppfølging av avvikssaker. Vi kan også bistå med innføring av gode rutiner eller svare på spørsmål knyttet til sykepenger, sykemelding eller egenmelding. Vi i Azets har ledende kompetanse innenfor HR og lønn, og står klare til å hjelpe deg. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.