God oppfølging av sykefravær – disse reglene bør du kunne

Gode rutiner for sykefraværsoppfølging er viktig. Du bør jobbe kontinuerlig for å redusere sykefraværet og bidra til at ansatte kommer raskt tilbake i arbeid. For å kunne legge til rette for dette, er det viktig å kjenne til hvilke lovfestede krav som gjelder. Det er nemlig du som arbeidsgiver som har ansvaret for å følge opp den sykemeldte. Vi skal her se litt nærmere på disse reglene.

Meldeplikt og dokumentasjonsplikt

Arbeidstaker har både meldeplikt og dokumentasjonsplikt ved fravær på grunn av egen sykdom. At melding om sykefravær blir gitt arbeidsgiver første fraværsdag, og om mulig – antatt varighet, er arbeidstakers ansvar. Det bør fremgå av bedriftens sykefraværsrutiner hvem arbeidstaker skal melde i fra til, når og hvordan det skal gjøres. Rutinen må være kjent for alle i bedriften.

Fravær på grunn av egen sykdom kan dokumenteres enten ved egenmelding eller gjennom sykemelding. Ulegitimert fravær kan medføre trekk i lønn.

Her kan egenmelding benyttes

Egenmelding kan kun benyttes for hele fraværsdager og for inntil 3 kalenderdager i løpet av en periode på 16 dager (arbeidsgiverperioden). Sykefravær utover dette må dokumenteres med sykemelding. Det er viktig å merke seg at egenmeldingsdager regnes i kalenderdager, slik at også arbeidsfrie dager teller med i perioden. Arbeidsgiver kan kreve skriftlig egenmelding fra arbeidstaker så snart vedkommende har gjenopptatt arbeidet. For å kunne benytte egenmelding som dokumentasjon for fravær ved egen sykdom gjelder følgende:

• arbeidstaker må ha vært ansatt hos arbeidsgiver i minst 2 måneder.
• ved avbrudd i arbeidsforholdet på 2 uker eller mer, kan egenmelding først benyttes når arbeidstaker igjen har vært i arbeid i 2 nye måneder. Dette gjelder ikke dersom oppholdet skyldes fast turnus-ordning, ferie eller lignende.
• det er imidlertid et unntak ved avbrudd i arbeidsforholdet på 2 uker eller mer, dersom avbruddet skyldes bedriftspermittering,svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, permisjon ved barn eller barnepassers sykdom, permisjon ved pleie av nære pårørende eller militær- eller siviltjeneste. Da vil det være en ny frist på 4 uker fra arbeidstaker gjenopptok arbeidet.

En arbeidstaker kan ha inntil 4 egenmeldingstilfeller innenfor de siste 12 måneder. Hvert sykefravær regnes som et tilfelle, uavhengig av om fraværet er en, to eller tre dager.

Tap av retten til å benytte egenmelding

Dersom en arbeidstaker har benyttet egenmelding 4 ganger eller mer innenfor de siste 12 måneder, kan arbeidsgiver frata arbeidstaker retten til å benytte egenmelding i 6 måneder fremover. Melding om tap av retten til å benytte egenmelding skal gis skriftlig og arbeidstaker skal gis anledning til å uttale seg før endelig beslutning tas. Sykefravær i denne perioden må dokumenteres med sykemelding fra første fraværsdag.

Det er også verdt å merke seg at arbeidsgiver har anledning til å frata arbeidstaker retten til å benytte egenmelding dersom det er rimelig å anta at retten misbrukes.

Sykefravær med legeerklæring – sykemelding

Sykefravær utover 3 kalenderdager må dokumenteres med sykemelding. Arbeidstaker må ha vært ansatt i bedriften i minst 4 uker for å få rett til sykepenger fra arbeidsgiver. Ansatte som ikke leverer sykemelding innen 14 dager etter at arbeidsgiver kan kreve dette, kan miste retten til sykepenger fra arbeidsgiver.

Sykefraværsoppfølging – sykemeldte

Arbeidsgiver har ansvar for så tidlig som mulig å legge til rette for at en sykemeldt arbeidstaker kan være i aktivitet i virksomheten. Det vil normalt være nærmeste leder som har hovedansvar for å tilrettelegge og følge opp den sykemeldte. Dette oppfølgingsarbeidet må dokumenteres.

Det er en forutsetning at også den sykemeldte bidrar i oppfølgingsarbeidet, og arbeidstaker har derfor en lovpålagt plikt til å medvirke i dette arbeidet.

Informasjon om rettigheter og plikter

En god personalhåndbok, som gir oversikt over både hvilke rettigheter og plikter den ansatte har, kan bidra til å gjøre informasjonsarbeidet enklere. Samtidig vil den sikre en rettferdig behandling av alle ansatte i andre personalrelaterte spørsmål.

Last gjerne ned vår gratis sjekkliste for oppfølging av sykemeldte

Sykepenger – arbeidsgiverperioden

Arbeidsgiver har plikt til å betale sykepenger til arbeidstaker de første 16 dagene av sykefraværet. Som før nevnt må arbeidstaker ha vært ansatt i minst 4 uker for å ha rett til sykepenger.

Arbeidsgiverperioden regnes fra første hele fraværsdag. Eventuelle egenmeldinger i forkant av en sykemelding skal medregnes i arbeidsgiverperioden. NAV vil overta utbetalingen fra 17. kalenderdag etter arbeidsgiverperioden begynte.

Forskuttering av sykepenger og frist for å kreve refusjon

Arbeidsgivere som forskutterer lønn må sende inn inntektsskjema og krav om refusjon av sykepenger for fravær utover 16 dager. NAV må ha krav om refusjon innen 3 måneder, denne fristen er absolutt. Det vil si at dersom du som arbeidsgiver glemmer å sende inn krav om refusjon til NAV innen fristen, vil du ikke få refundert sykepenger som er utbetalt til arbeidstaker. Det er derfor viktig å etablere gode rutiner for å sikre at refusjonskrav blir sendt og korrekt beregnet.

Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode

Om man har arbeidstaker med en langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, kan man søke fritak hos NAV fra å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver forskutterer da sykepenger, men kan søke NAV om refusjon av utbetalte sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Det kan også søkes om fritak dersom en arbeidstaker har sykefravær på grunn av svangerskap. Det er da en forutsetning at fraværet er relatert til svangerskapet.

Egenmelding ved barn og barnepassers sykdom

Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon ved barns eller barnepassers sykdom.

• Arbeidstaker med omsorg for inntil 2 barn har rett på inntil 10 dager permisjon med lønn hvert kalenderår. Enslige forsørgere gis rett til 20 dager permisjon med lønn.
• Arbeidstaker med omsorg for 3 eller flere barn har rett til inntil 15 dager pr. kalenderår og enslige forsørgere har rett til 30 dager permisjon med lønn.

Generelt har man rett til disse dagene til og med det året barnet fyller 12 år.

Om arbeidstaker har kronisk sykt eller funksjonshemmet barn under 18 år, har vedkommende rett til permisjon i 20 dager pr. kalenderår. Enslige forsørgere har rett til 40 dager. Gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 18 år). Den ansatte må selv søke NAV om utvidet antall stønadsdager.

Arbeidstaker må ha vært ansatt i bedriften i minst 4 uker for å kunne benytte egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom. Arbeidstaker kan benytte egenmelding for de 3 første kalenderdagene. Fra og med den fjerde dagen kan arbeidsgiver kreve at barn eller barnepassers sykdom blir dokumentert med legeerklæring for at barnet eller barnepasser er syk.

Plikten til å utarbeide fraværsstatistikk

Arbeidsgiver plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Denne plikten er hjemlet i folketrygdloven og formålet med føring av en slik statistikk er å rette søkelyset mot sykefraværet på arbeidsplassen. Sykefraværsstatistikken skal være med å bidra til at arbeidsgiver og arbeidstaker i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet.

Fraværsstatistikken skal ikke leveres noe sted, med mindre myndighetene ber om det. Man må imidlertid være oppmerksom på at bedriften kan få uanmeldte kontroller fra offentlige instanser, og kan bli ilagt dagsbøter hvis ikke disse retningslinjene blir fulgt.

Lovfestede permisjoner

Arbeidstakers rett til permisjon reguleres av arbeidsmiljøloven. Det er viktig å merke seg at selv om permisjoner er lovfestede og gir rett til fri, gir de ikke nødvendigvis rett til stønad etter folketrygdloven eller lønn fra arbeidsgiver.

Velferdspermisjoner

Om bedriften ikke har regler om velferdspermisjoner gjennom tariffavtale, lokal avtale eller annen praksis er det opp til arbeidsgiver å bestemme hvorvidt det skal gis permisjon. Arbeidsgiver bestemmer også hvorvidt permisjonen skal innvilges med eller uten lønn. Med velferdspermisjon menes en situasjon hvor arbeidstaker har behov for fri fra arbeidet for kortere tid. Eksempler på dette kan være legebesøk, tannlegebesøk, begravelser, flytting etc. Det er derfor en stor fordel for bedriften å ha en oversikt over dette i f.eks. bedriftens personalhåndbok.

Har du gode ferierutiner?

Det er arbeidsgivers ansvar å følge opp at alle arbeidstakere avvikler ferie. Hovedregelen er at all ferie skal avvikles innenfor ferieåret. Det er derfor viktig å ha gode rutiner for registrering og oppfølging av ferieavvikling.

Dine lønns- og HR-tjenester på ett brett

I tillegg til fraværshåndtering, kan Azets hjelpe deg med bistand og ekstern kompetanse innen sykefravær og flere andre HR-spørsmål.

Hos Azets kan du få du samlet alle lønns- og HR-tjenestene dine i din personlige nettportal. Her utveksles data og dokumenter på en sikker og effektiv måte. Du kan organisere og godkjenne ferie og fravær og rapportere lønnsvariabler. Nettportalen er enkelt å bruke og gir deg oversikten du trenger.