Personalkostnader utgjør en stor del av alle bedrifters kostnader – en effektiv håndtering av personalkostnadene kan være forskjellen på om din bedrift er lønnsom eller taper penger.
God planlegging
Struktur er viktig – lag gode budsjetter og følg opp disse. Har du planer om at din bedrift skal vokse så budsjettér med dette slik at økte lønnskostnader ikke kommer som en overraskelse. Det er også viktig å ta hensyn til at det tar tid før dine nyansatte er produktive. Hvilke ansatte velger du til å drive opplæring av nyansatte? Hvordan påvirker dette produktiviteten til din bedrift? Ikke overlat noe til tilfeldighetene når det kommer til rekruttering, onboarding og opplæring.
God bemanningsplanlegging er også viktig, planlegg ferieavvikling i god tid da dette gir forutsigbarhet til både bedriften og de ansatte. Gjør en bemanningsanalyse før lavsesong og oppfordre dine ansatte til å ta ferie i denne perioden. Husk at du som arbeidsgiver har styringsrett over avvikling av ferie.
Les også: Vanskelige spørsmål om ferie? Her får du de viktigste reglene.
Dersom din bedrift har store svingninger i arbeidsmengden gjennom året kan det være lurt å vurdere gjennomsnittsberegning av arbeidstid – slik kan du unngå overbemanning i perioder med lav arbeidsbelastning, etterfulgt av mye overtid i travlere tider.
Lag gode businesscaser
Når du gjør store investeringer i materielle goder til ditt selskap er dette ofte gjort på bakgrunn av anbudsrunder, tilbudsinnhenting, prissammenlikninger, demoer og salgsmøter. Investeringer i de ansatte er ofte ikke like gjennomtenkt. Det er mye å hente på å ha et bevisst forhold til kostnader relatert til ansatte, og hva bedriften får igjen for investeringen. Hva koster det å sende en ansatt på kurs? Hvem er det mest hensiktsmessig at kurses, og hvorfor? Hvordan kan selskapet få mest mulig ut av å sende en eller flere ansatte på kurs?
En enkel øvelse hvor vi ser at mange bedrifter har forbedringspotensialet er i lønnssetting av nyansatte. Lønn er ofte basert på hva den ansatte selv krever, gjerne med noe forhandlinger, men din bedrift kan spare mye på å ha et bevisst forhold til lønnssetting. Hva er de totale kostnadene ved den ansatte (lønn, pensjon, forsikringer, arbeidsgiveravgift, materielle goder, og feriepenger) og hva kan vi forvente at den ansatte bidrar med i form av produksjon, salg og inntjening? Hvor mye koster den ansatte selskapet før vedkommende er 100% produktiv?
Invester i de ansatte
Ansatte som føler at selskapet investerer i dem er mer fornøyde, blir værende lenger og presterer bedre. Kompetanseheving er viktig for at ansatte skal kunne prestere best mulig, ha oppdatert kompetanse og være produktive. Konsekvensene av å ikke investere i kompetanseheving kan være misfornøyde ansatte med utdatert kompetanse.
Det finnes flere positive ringvirkninger av å investere i dine ansatte. Studier viser at å investere i helsefremmende tiltak på arbeidsplassen kan øke produktiviteten i selskapet og redusere sykefraværet med så mye som 25 %.
Sosiale tiltak er også med på å øke de ansattes tilfredshet og tilknytning til selskapet. Enkle tiltak som sommerfest, sosiale arrangementer utenfor arbeidstid, teambuilding og lignende aktiviteter er rimelige, men effektfulle tiltak som ikke må undervurderes.
Digitalisering frigjør tid til å jobbe med verdiskaping
Mange ansatte er bekymret for at automatisering skal ta over jobben de gjør. Vår erfaring er at dette ikke er tilfelle, men at digitalisering er med på å effektivisere administrative oppgaver som frigjør tid slik at de ansatte kan jobbe med verdiskaping. Bedrifter som vurderer å investere i automatisering må ikke glemme sine ansatte i prosessen, men kan vinne mye på god informasjonsflyt slik at de ansatte vet hvordan endringene vil påvirke deres arbeidshverdag.
Å investere i gode IT-systemer kan være dyrt, men vil i mange tilfeller kunne settes i sammenheng med økt verdiskaping. Det er viktig å lage gode businesscaser slik at man på forhånd kan vurdere verdien av investeringene. Tunge og manuelle prosesser er kanskje den aller største tidstyven vi opplever. Hvorfor skal dine ansatte bruke tiden sin på manuell administrasjon, når de heller kan jobbe med spennende verdiskapende arbeidsoppgaver?
Les mer: Få digitalisert selskapet ditt
Bli mindre sårbar
Å være avhengig av enkeltpersoner er kanskje den aller største trusselen mot en effektiv håndtering av personalkostnader. Man er spesielt sårbar i mindre selskaper som eksempelvis har en enkeltperson som lønnsansvarlig, HR-ansvarlig eller økonomiansvarlig. Hva skjer hvis denne personen blir sykemeldt? Hvis du må leie inn dyre konsulenter, eller vikarer, som skal inn å gjøre jobben uten særlig opplæring kan det fort bli dyrt. Vurder samarbeidspartnere på støttefunksjoner som regnskap, lønn, HR og rettslige spørsmål – så blir du mindre sårbar. Det kan også være lurt å etablere tverrfaglige team, og en struktur i selskapet som gjør at du ikke er avhengig av enkeltpersoner.
Oppsummert kan vi si at det er mange bedrifter som har et stort forbedringspotensiale når det kommer til en effektiv håndtering av personalkostnader.
I Azets har vi egne HR-rådgivere som har lang erfaring med å følge kundene gjennom slike prosesser. Vi hjelper kundene fra de vurderer å gjøre kutt i personalkostnadene, hjelper dem med en gjennomgang av nåværende systemer og utgifter, lager forretningsplaner og hjelper kunden med å gjennomføre endringene. Dette er komplekse prosesser og det er få av våre kunder som bør ha slike prosesser uten at de har med seg bistand.
HR-rådgiverne i Azets kan bistå i denne prosessen og i andre HR-relaterte spørsmål. Kontakt oss gjerne!
