RPA (robotic process automation) er et av de virkelig store buzzordene for tiden. RPA kan defineres som programvareroboter som fasiliterer og utfører tidkrevende og gjentakende administrative prosesser.
Et av Azets’ sentrale forretningsområder er lønnsadministrasjon, som består av svært mange gjentakende rutiner og prosesser. Og lønnskonsulentene er blant de mest perfeksjonistiske og presise menneskene du kan finne. Dette er nødvendige egenskaper når du jobber med lønn, ettersom tallene må være 100 prosen korrekte hver eneste gang.
Nettopp derfor er det vanskelig å overbevise en lønnskonsulent om at en robot kan håndtere en del av lønnsarbeidet – og kanskje til og med bedre enn deg selv! Å skulle overgi kontrollen til en robot flytter definitivt grenser for en vanlig lønnskonsulent, i en prosess der nøyaktighet er essensielt.
Og jeg? Jeg er en slik lønnskonsulent selv.
Da vi i Azets ble introdusert for RPA, var jeg langt ifra overbevist om teknologiens potensiale. I dag snakker imidlertid resultatene for seg selv.
I denne teksten ønsker jeg å beskrive min første erfaring med RPA og de fordelene som beviselig ble oppnådd.
Bakgrunn
Som senior lønnskonsulent i Azets, har jeg håndtert lønnsadministrasjonen for selskaper i de fleste bransjer de siste 6 årene. Kundene mine er nordiske selskaper med 1-500 ansatte. Store deler av jobben min er rutinepreget, og mange av oppgavene er de samme uavhengig av hvem kunden er. Ved lønnskjøring er det de samme oppgavene som går igjen hver måned. Og det faktum at mange lønnsoppgaver er rutinepreget og gjentakende, var årsaken til at min leder foreslo å implementere RPA i lønnsarbeidet i 2017.
Hva er RPA?
RPA er ikke en fysisk robot som plutselig sitter ved siden av deg. Det er en type programvare som kan kopiere arbeidet ditt, klikk for klikk. Ved en bestemt oppgave, lærer roboten hvilke programmer som skal åpnes og rekkefølgen det skal klikkes, hvor, overføre data og så videre. Siden roboten kommer i form av programvare, kan den utføre jobben sin 365 dager i året, når som helst på døgnet. Det er jeg som bestemmer når roboten skal gjøre sine oppgaver og ha en statusrapport klar til meg med eventuelle avvik i resultatene.
Her er en animasjonsfilm som forklarer de mange fordelene ved RPA:
På jakt etter flere fakta og argumenter? Sjekk denne bloggposten: Dette er robotic process automation (RPA)
RPA i Azets
I Azets ønsker vi å være ”one step ahead”, og det er liten tvil om at RPA vil forandre hvordan rutineoppgavene utføres i løpet av de kommende få årene. Derfor investerer Azets betydelige ressurser i RPA; både i nødvendig programvare og ikke minst i den kontinuerlige utdanningen og treningen av dem som utvikler og konfigurerer robotene.
Et RPA-team er etablert i hvert av de fire nordiske landene. Jeg er en del av det danske teamet, der jobben min består i å identifisere prosesser som kan utføres raskere og bedre av en robot. Derfra tar RPA-konsulenten over. Deres oppgave er å utvikle roboten, implementere, teste og så videre. Vi samarbeider og koordinerer hele tiden med andre RPA-team og utveklser erfaringer, resultater og kunnskap.
Spennende – og skremmende
Da vi ble introdusert til RPA, synes jeg det hørtes spennende ut. Vi ønsker jo alltid å optimalisere prosesser og arbeidsflyt, slik at vi kan tilby kundene våre best mulige tjenester og oppfølging.
Men jeg var også litt bekymret. Det er så mange ting å tenke på: rater, lover og regler, kollektive avtaler, spesielle ønsker, skreddersydde oppsett, og så videre. Hvordan i all verden kunne en robot relatere til alt det – og deretter opptre korrekt?
Jeg er veldig detaljorientert, og som lønnskonsulent er det avgjørende at jobben er 100 prosent korrekt utført.
Det flytter virkelig grenser å skulle stole på en robot!
Nøyaktighet og effektivitet
Da vi først hadde bestemt oss for å implementere RPA i lønnsarbeidet, startet vi med å identifisere prosessene som ville egne seg. Vi gikk igjennom følgende fire steg:
- Vi gjennomgikk alle lønnsprosessene og evaluerte dem basert på hvor mange timer vi brukte på hver oppgave hver måned
- Så vurderte vi oppgavene ut ifra hvor standardiserte de var
- Deretter laget vi en beskrivelse av hvert steg i prosessen
- Til slutt ble roboten utviklet, testet og arbeidsflyten satt opp i roboten
Når så roboten begynte å kjøre prosessene vi hadde valgt, ble det raskt klart at alle mine bekymringer var grunnløse. Roboten kunne utføre jobben effektivt og 100 prosent korrekt! Den gjør ingen skrivefeil, blir ikke oppgitt og kan ikke endre prosessen på noen som helst måte.
Det er også utrolig smart at en robot ikke har bestemte arbeidstider; den kan jobbe døgnet rundt året igjennom. Det betyr at den for eksempel kan jobbe på natten, slik at statusrapporten ligger klar på pulten min kl. 8 på morgenen. Deretter kan jeg umiddelbart begynne på de litt mer komplekse lønnsoppgavene som trenger min menneskelige forståelse.
Jeg har ikke lenger bekymringer knyttet til implementering av RPA i jobben min. Og jeg vil definitivt anbefale RPA til andre, det representerer en fantastisk mulighet til å optimalisere prosesser, oppnå bedre nøyaktighet og lar de ansatte fokusere mer på de spennende og mer komplekse oppgavene.
Tilliten til RPA bare øker etter hvert som vi opplever at RPA håndterer flere og flere prosesser med stor suksess. Det er en spennende utvikling å få være en del av!