Det er særlig ett område hvor restaurantbransjen skiller seg markant seg fra andre bransjer, nemlig margingrenser. Rettere sagt svært lave margingrenser. I tillegg er mange restauranter prissatt de to store sesongene (vår- og sommersesongen og julebordsesongen) for å hente inn nok likviditet til å subsidiere driften resten av året. Det er stor fluktuasjon blant de ansatte og det er vanskelig å beholde kjernepersonell mellom sesongene. Varekjøp og styring av varelager er viktige oppgaver for å minimere ukurans og svinn, samtidig som det har stor innvirkning på omsetningen dersom man hele tiden mangler råvarer.
Mellomledere er ofte rekruttert fra egne rekker og har som hovedoppgave å motivere de ansatte til laginnsats. Samtidig skal de sørge for at gjestene sitter igjen med en god opplevelse. Da er det lite tid igjen til å sette seg inn i og bruke tid på å finne løsninger på de økonomiske utfordringene bedriften har. I tillegg er dette ofte unge mennesker uten direkte økonomisk utdannelse. Min erfaring er at det ofte betyr liten eller ingen erfaring i å bruke regnskapstall som styringsverktøy.
De vanligste måltallene i restaurantbransjen
Måltallene i regnskapsrapporten sier mye om status i bedriften og hvilke grep som til enhver tid må tas. Vare- og personalkostnad er de to største utgiftspostene for en restaurant, og fortløpende oppfølging av disse er ofte avgjørende for et godt driftsresultat.
I tillegg er fortjeneste per solgte enhet viktig for å sette riktig prisnivå, og legge grunnlag for overskudd på bunnlinjen.
Noen andre viktige måltall inkluderer:
- Omsetning – fortløpende
- Omsetning på varegrupper – fortløpende
- Dekningsbidrag
- EBITDA (bunnlinja)
- Målinger mot budsjett og mot fjoråret
- Likviditetsgrad – hvor mye tilgjengelig kapital finnes og hva trengs fremover?
- Egenkapital – mange serveringssteder opplever å ha negativ egenkapital på slutten av året, og er avhengig av overføring av frisk kapital fra eierne.
3 konkrete tips til bedre drift
Kort oppsummert vil jeg trekke frem tre konkrete, smarte og relativt enkle grep du som driver restaurant kan ta. Med disse grepene jobber du smartere og mer effektivt, noe som vil styrke driftssituasjonen betraktelig:
- Vær tett på driften og gjør løpende justeringer.
- Få full kontroll – dra nytte av et oversiktlig likviditetsbudsjett.
- Involver de ansatte – skap forståelse.
Min erfaring er at de gode aktørene i restaurantbransjen er tettere på driften og fortløpende justerer forventet inntjening for å kunne sette et korrekt kostnadsnivå. Hyppige målinger av omsetning, opptelling av varelager og strenge innkjøpsrutiner for å minimere svinn, er bare noen av de kontrollrutinene som disse aktørene benytter seg av.
Grunnet presset likviditet i perioder, må bedriftene i bransjen være tidlig ute med å planlegge kostnadsnivået i de forskjellige periodene i året.
Det må settes stramme rammer for anskaffelser, varekjøp og ansettelser, samtidig som det er viktig å bygge opp en buffer for uforutsette kostnader.
Med et godt likviditetsbudsjett forenkles denne jobben skikkelig, og man har et godt bilde på når og hvor pengene går. Samtidig vil de gode bedriftslederne involvere sine ansatte i økonomifunksjonen i bedriften, og på den måten skape økt forståelse for helheten i driften. Dette gir mellomledere og andre ansatte muligheten til å ta gode og avveide avgjørelser som er bygget på fakta – med bedriftens beste interesse i mente.
Snakk med ekspertene på regnskap for restauranter
Men veien hit er ikke nødvendigvis så enkel. I en hektisk og operativ hverdag kan det være utfordrende å se egen restaurant utenfra og i et fugleperspektiv. Det er flere ting som må være på plass for at en restaurant skal lykkes: god økonomisk styring, kompetent ledelse, beliggenhet og servicegrad – i tillegg til det jeg allerede har nevnt.
Med en ekstern sparringspartner som er eksperter på regnskap for restauranter, kan du få økt kontroll på utgiftene, bedre økonomisk planlegging i form av budsjetter og likviditetsanalyser og ikke minst gode råd om alt fra innkjøpsstrategier til ansettelsesprosessen.
