Det er mange regnskapsløsninger å velge mellom, avhengig av bedriftens størrelse, virksomhetens natur og en lang rekke andre faktorer. Men hvordan finner du riktig regnskapsløsning for akkurat din bedrift?
I denne delen skal jeg beskrive tre realistiske og typiske scenarioer som beskriver den økonomiske situasjonen i mange bedrifter, og hvordan man fører regnskapet for dem. Jeg bruker tre fiktive bedrifter som har forskjellige utfordringer og behov, og kommer med konkrete forslag til løsninger.
Forhåpentligvis vil noen av poengene her kunne hjelpe deg i jakten på riktig regnskapsløsning som vil dekke behovene til din bedrift på en god måte.
Bedrift A - sette bort løpende regnskapsføring, rapportering og oversikt selv
Bedrift A er en mellomstor leverandør av elektrisk utstyr og installasjonstjenester. Bedriften har 180 ansatte og en årsomsetning på 195 millioner norske kroner. De ansatte er fordelt på avdelinger som håndterer produkter, salg og installasjonstjenester, hver med en egen avdelingssjef. Den nye økonomisjefen ønsker å ta i bruk nye prosesser for prosjektstyring og innkjøp, samt KPI-er for å måle de ansattes lønnsomhet.
Utfordringer
Bedrift A har fra før av en intern økonomiavdeling som håndterer alt av regnskaper og økonomiske prosesser, og som administrerer alle innkjøpsavtaler med leverandørene. Det er tidkrevende å håndtere fakturaer fra leverandørene, siden økonomiavdelingen gjør dette manuelt. Dessuten er det vanskelig å få godkjent fakturaene fordi de må innom alle nivåer i organisasjonen. Videre er det vanskelig å bruke KPI-er (marginer, bruttofortjeneste, personaldekning osv.) for prosjektene på tvers av alle kostnads- og inntektsstrømmer og personalkostnader. Bedrift A strever med å finne riktig form for økonomifunksjonen og de organisatoriske behovene. Videre har dårlige regnskaps- og økonomiprosesser ført til lave prosjektmarginer, og den nye økonomisjefen sliter med å finne ut hvordan man har havnet i denne situasjonen.
Løsning
For å kunne dekke økonomisjefens behov bør man få et bredere perspektiv på regnskaps- og økonomifunksjonen. Bedrift A bør ta i bruk en webportal som kan håndtere administreringen av inngående fakturaer og oppretting av utgående fakturaer, og som leverer markedsledende rapporterings- og analyseverktøy.
I bedrift A skjer verdiskapingen ved levering av elektrisk utstyr og installasjonstjenester til kundene. Økonomisjefen bør vurdere å sette bort regnskapet til en ekstern regnskapsfører og sette den interne økonomi- og regnskapsavdelingen til å utføre kontroll- og rapporteringsoppgaver.
For å oppnå bedre effektivitet i fakturahåndteringen bør man implementere en webportal. En slik portal vil dekke alle behovene til bedrift A og gi økonomisjefen tilgang til tilpassede rapporter om prosjektbaserte lønnsomhetsrapporter som inkluderer ønskede KPI-er, mens fakturaprogrammet på en effektiv måte kan håndtere og godkjenne alle innkommende fakturaer i en delt felles visning i tillegg til å gjøre det enkelt å opprette fakturaer til kundene.
Bedrift B: Regnskapsføring med prosjektoversikt - bedrift med materialkostnader som enkelt fordeles per kunde
Bedrift B er en relativt liten leverandør av renholdstjenester til bedriftsmarkedet, og har en årsomsetning på 10 millioner kroner. Bedriften har åtte ansatte, og eieren fordeler tiden sin på administrative oppgaver, salg og drift. De ansatte leverer renholdstjenester på mange forskjellige steder, og i noen av de større bygningskompleksene har de flere forskjellige kunder.
Utfordringer
Det er lite utskifting av personalet, og kundene er generelt godt fornøyde, men sjefen strever med å få nok tid til alt han skal gjøre. Dessuten har de en lang venteliste med kunder som ønsker å inngå en avtale med bedriften, men sjefen kvier seg for å utvide virksomheten, siden det allerede er knapt med tid og ressurser.
For en stund siden tok bedrift B i bruk en skybasert regnskapsportal for å få tilgang til moderne verktøy og få en mer effektiv håndtering av regnskapsføringen. Likevel strever sjefen med å opprette fakturaer og å få til en effektiv håndtering av oppgjør fra kundene. Dette skyldes særlig at de ansatte skriver ned forbruket av rengjøringsmateriell i de store bygningskompleksene for hånd. Så får sjefen hver måned tilsendt et skannet bilde med en oversikt over forbruket via e-post. Sjefen ønsker å lage bedre rutiner for å samkjøre kundekostnadene og oppgjøret.
Løsning
Bedrift B bør se på hvordan de kan samle inn data om materiellkostnader per kunde og vurdere å sette opp en filoverføringsavtale med banken sin. Da kan man kjøre en automatisk analyse av materiellet de ansatte bruker, og inkludere dette som en faktor til timene som brukes ute hos hver kunde. Faktureringen av kundene vil bli mer effektiv når man tar med en faktor for materiellkostnader i tillegg til timene som brukes på renholdet. Avstemming av innbetalinger fra kundene kan så håndteres med en ny bankavtale som gjør det mulig å sende og motta bankfiler med informasjon fra fakturaer kundene har betalt.
Bedrift C: Konsulentselskap med optimaliserte regnskapsrutiner og klar fordeling av oppgaver mellom interne ressurser og regnskapsleverandør
Bedrift C er en markedsledende leverandør av konsulenttjenester for offentlig sektor og leverer tjenester innen alt fra administrativ rådgivning og strategier til råd om håndtering av media og markedsføring. Bedriften har over 500 ansatte og en årsomsetning på anslagsvis 950 millioner kroner. De fleste oppdragene og kundeprosjektene varer mellom ti og atten måneder.
Utfordringer
Administrerende direktør er svært profesjonell og har en moderne tilnærming til hvordan hun skal lede den høyst kompetente arbeidsstyrken. Hun jobber hele tiden for å modernisere og automatisere de interne prosessene. Bedrift C har satt bort regnskaps- og økonomiprosessene til en profesjonell partner. Samarbeidet med den profesjonelle partneren og etableringen av felles ansvar og rutiner har krevd mye tid, og man har ennå ikke høstet alle fordelene ved samarbeidet.
Derfor ønsker bedrift C og direktøren å finne de sentrale fordelene ved outsourcingsprosessen, finne ut hva de kan spare penger på, og identifisere forbedringsområder for fremtiden.
Løsning
Bedrift C har to åpenbare muligheter:
1) Bedrift C kaller inn sin eksisterende leverandør til et evalueringsmøte. Her blir det satt ord på alle utfordringene ved det nåværende samarbeidet. Deretter bør bedrift C kunne forvente at leverandøren snarlig vender tilbake med konkrete løsningsforslag til hvordan de i større grad kan imøtekomme bedriftens behov. Velger bedrift C å fortsette samarbeidet, bør det snarest mulig legges en plan for antall oppfølgingsmøter i den første perioden, slik at det endelige resultatet blir en løsning som matcher bedrift C sitt behov.
2) Bedrift C kontakter 1-3 profesjonelle økonomipartnere med spesialisering innenfor regnskap og lønn. Her er det særlig viktig å ha med seg alle utfordringene fra det forrige samarbeidet, og utarbeide en detaljert kravspesifikasjon. Avstemming av forventninger og en fullstendig og utvetydig avtale knyttet til oppgaver og ansvarsfordeling er essensielt. Er dette på plass, har bedrift C et godt grunnlag for et suksessfullt samarbeid med sin nye forretningspartner.
Finn riktig regnskapsløsning: Hvilket scenario passer deg?
Når bedrifter skal finne en perfekt regnskapspartner til å dekke behovene sine, er det visse ting man alltid bør ha i tankene. Alle bedrifter vil ha godt av å ta i bruk moderne digitale verktøy i alle økonomi- og regnskapsprosesser. Hvor mye som skal til for å gå fra manuelle, tidkrevende prosesser til raske, automatiske og dynamiske regnskapsprosesser, vil variere fra bedrift til bedrift. Erfaringen viser at jo flinkere man er til å motivere folk og legge til rette for nye rutiner og systemer, desto raskere vil man høste fordelene av dem.
Ikke alle scenarioer passer til alle bedrifter. Riktig regnskapsløsning finner du ut fra hvem du er. Likevel bør alle bedrifter, også din, gå inn for å bli mer effektive og seriøst vurdere å modernisere økonomifunksjonen sin. Det er rett og slett mye å spare og mye å vinne på det.
Azets er et ledende kunnskaps- og teknologihus i Norden, med spesialkompetanse på tjenester og teknologi som gir bedre og mer effektive regnskapsløsninger. Tjenestene og løsningene fra Azets kan skreddersys til de unike behovene i din bransje.
Ta testen: Hvor digitalt er egentlig selskapet ditt?
Ta vår test og avslør selskapets digitale modenhet. Fullfører du testen, får du vår gratis guide til digitalisering av selskapets økonomifunksjon – full av konkrete og gode råd.
