Hvordan håndterer jeg ferieavvikling hos ansatt?
Som arbeidsgiver må du ta styringen for de ansattes ferie. Du må planlegge hvor mye ferie de skal ta, og når de skal ta ferien.
Hvordan skal du som arbeidsgiver håndtere dette?
Arbeidsgivers ansvar for at ansatte tar ferie
Ferieloven er soleklar på at du som arbeidsgiver har ansvar for at ansatt får ferie, og å være den aktive parten. Ferielovens § 5 uttrykker det på denne måten:
Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår.
Men de ansatte kan heller ikke nekte å ta ut ferie, og av samme paragraf fremgår det at:
Arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år.
Regler for ferie gjelder også for permitterte og ansatte som er i permisjon, de må også avvikle ferie. Det finnes likevel unntak for plikt til å ta ut full ferie, blant annet når den ansatte har opptjent lite feriepenger. Ansatte som er helt arbeidsuføre grunnet sykdom samt ansatte som er i foreldrepermisjon kan i visse tilfeller motsette seg å ta ut ferie.
Webinar | Ferieplanlegging - få oversikt over feriereglene
Hvor mye ferie må ansatt ta ut?
Ferieloven legger opp til at all ferie skal avvikles i løpet av året. Det betyr 4 uker og 1 dag for de som ikke har fylt 60 år, og 5 uker og 1 dag for de som har fylt 60 år. Henholdsvis 21 dager ferie og 26 dager ferie (når det regnes 5 dagers arbeidsuke).
Har dere avtale om ekstra ferie, så er det avtalen som bestemmer om de ekstra feriedagene må tas ut i løpet av året. De fleste arbeidsgivere i Norge har avtalt 4 dager ekstra ferie, dvs 5 uker ferie for de som ikke har fylt 60 år, og 6 uker fo de som har fylt 60 år.
Nyansatte og ferie
Har du nyansatte i år eller i fjor, som for eksempel kommer fra skole og har begrenset med opptjente feriepenger, så kan disse motsette seg uttak av ferie. Men de kan bare motsette seg de dagene som feriepengene ikke dekker. Dette kan for eksempel være ansatte som i opptjeningsåret:
- begynte i arbeidslivet etter skolegang
- var langtidssykmeldt
- var i foreldrepermisjon
- hadde ulønnet permisjon
- var permittert
- med mer
Her er det viktig å være klar over at om den ansatte skiftet arbeidsgiver i opptjeningsåret, og hatt lønn hele dette året så kan ikke vedkommende motsette seg ferie. I slike tilfeller har den ansatte opptjent feriepenger hele fjoråret, og må ta full ferie hos ny arbeidsgiver. Dette gjelder også om alle feriepengene ble utbetalt ved opphør av arbeidsforholdet.
Når skal årets ferie avvikles?
Loven er tydelig på at ferien skal avvikles i løpet av ferieåret.
Ansatt har rett på og kan kreve at tre uker sammenhengende ferie gis i hovedferieperioden, mellom 1. juni og 30. september.
Resten av ferien, som kalles restferie, skal avvikles i løpet av året. Her må du også være klar over at ansatte kan kreve å få tatt ut (den lovregulerte) restferien sammenhengende. Lovregulert restferie er på seks feriedager (21 feriedager - 15 feriedager hovedferie).
Du må altså ha kontroll på hvor mange feriedager arbeidstaker har krav på i året i tillegg til at du må planlegge når de ansattes ferie skal avvikles.
Drøfting og varsling av ferie
Arbeidsgiver skal i god tid før ferien drøfte fastsettingen av ferien og sette opp ferielister. Drøftingene skal foretas med den enkelte ansatte, eller tillitsvalgt. Drøftingene må gjøres så tidlig som mulig, og sees i sammenheng med reglene om varsling av fastsatt ferie, se nedenfor. Oppnås ikke enighet er det arbeidsgiver som i kraft av styringsretten fastsetter ferien, men innenfor de rammene som ferieloven legger opp til, for eksempel at ansatte har rett på 3 uker sammenhengende ferie på sommeren.
Ansatte skal få beskjed om fastsatt ferie så tidlig som mulig, og senest to måneder før ferien starter. Dette bør du som arbeidsgiver ha i bakhodet når du planlegger ferien.
Spesielt mot slutten av året er det lurt å være tidlig ute, og få en god oversikt over hvor mange feriedager de ansatte har tilgode og legge en plan for hvordan eventuell restferie skal tas ut før året er omme.
Hva må jeg tenke på ved ferieplanlegging? Se vår guide.
Du bør skaffe deg oversikt allerede tidlig høst, planlegg ferieavviklingen og gi varsel til de ansatte om fastsatt ferie så snart som mulig.
Hva gjør man med feriedager som ved årets slutt ikke er avviklet?
Dette får vi mange spørsmål om fra våre kunder. Til tross for at ferieloven er tydelig på at all ferie skal avvikles, er det likevel mange som ikke følger det. Det kan være ulike årsaker til at all ferie ikke er avviklet ved årets slutt, som for eksempel driftsmessige forhold, sykdom, permisjon, ol.
Hva gjør du i slike situasjoner? Ferieloven regulerer også ferie som ikke er avviklet i løpet av året.
Overføring av feriedager til neste år
I følge ferieloven er det anledning til å avtale overføring av noe ferie til neste ferieår.
Forutsetningen er at det inngås en skriftlig avtale om overføring av av feriedager. Ferieloven setter et tak på 10 feriedager (to uker), som kan avtales overført.
Dette betyr at det må være enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker for at overføring skal utføres.
Feriedager til gode når den ansatte har vært syk eller vært i foreldrepermisjon
Ansatte som er helt arbeidsuføre på grunn av sykdom, og ansatte som er i foreldrepermisjon kan i slike perioder motsette seg å avvikle ferie.
På grunn av disse reglene kan du oppleve at noen ansatte feriedager til gode på slutten av året.
Disse feriedagene blir også automatisk overført til neste ferieår. Det er ikke anledning til å stryke dagene fra feriesaldoen, eller å utbetale feriepenger eller lønn for dem, ei heller om sykdom eller foreldrepermisjon er årsaken til at ferien ikke er avviklet. Det er viktig å påpeke at slik overføring ikke anses som et brudd på ferieloven, slik som beskrevet i neste punkt.
Overføring uten avtale - automatisk overføring
Hva skjer om du ikke inngår avtale om overføring med ansatt, og det likevel står restdager på feriesaldoen 31. desember?
Er det ansatte som har feriedager til gode og som ikke er avtalt overført til neste år, og det ikke er sykdom eller foreldrepermisjon som om er årsaken, har du som arbeidsgiver brutt ferieloven.
I slike tilfeller skal all restferie overføres, uansett antall dager som gjenstår på feriesaldoen. Også dager som er tilgode grunnet sykdom eller foreldrepermisjon.
Det kan også være greit å vite at dersom manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver, så kan arbeidstaker i tillegg til overføring av feriedagene, kreve erstatning.
Vi får ofte spørsmål fra kundene som feriedager kan strykes ved årets slutt og lønn eller feriepenger for disse dagene utbetales. Det er altså ikke lov til i henhold til ferielovens bestemmelser.
Avtalefestet tilleggsferie
De fleste arbeidsgivere har utvidet ferie for sine ansatte med fire dager, slik at det er fem ferieuker for dem under 60 år, og seks uker for dem over.
Disse feriedagene reguleres ikke av ferieloven. Det betyr at de strenge reglene jeg henviser til over, kun gjelder de dagene som styres av ferieloven.
Arbeidsgiver og arbeidstaker står friere til å bestemme hva som skjer med de avtalefestede feriedagene. Det er ingenting i veien for at disse dagene avtales overført til neste år, i tillegg til de lovfestede dagene. Det vil si 10 + 4 dager, til sammen 14 feriedager.
Det kan også avtales at de avtalefestede dagene strykes fra feriesaldoen ved årets slutt, og at lønn/feriepenger betales for disse dagene.
Kan 60-åringene bestemme ferieuttak selv?
Jeg hører flere si at når jeg blir 60, så skal jeg bestemme selv. Det er nok riktig i mange sammenhenger, men det gjelder dessverre ikke fullt ut for feriedager.
Som arbeidsgiver må du sørge for at også 60-åringene tar ut ferien sin. Ansatt som fyller 60 i løpet av ferieåret har en ferieuke ekstra, og denne uken kan de faktisk selv bestemme når skal tas ut. Dette kan ikke arbeidsgiver henge seg opp i, så lenge ferien blir varslet minst to uker i forkant.
Uansett plikter den ansatte å ta ut den ekstra ferieuken i løpet av ferieåret. Det er altså ingen regler som sier at denne uken kan overføres til neste år. Ferielovens regler om overføring av inntil 2 uker, eventuelt med tillegg av de 4 avtalefestede feriedagene, gjelder som en absolutt grense, også for de som har fylt 60.
Hva gjør du med feriepenger når feriedager overføres?
Når det overføres feriedager følger feriepengene med til neste ferieår. Feriepengene skal utbetales når den overførte ferien avvikles.
Har du allerede betalt ut feriepengene, for eksempel i juni, så er det lønn for de overførte feriedagene som blir med til neste år. Da er det lønnen som ble trukket i juni, som skal betales ut når feriedagene tas.
Har du timelønnede som har fått feriepenger utbetalt uten ferietrekk, overføres rest feriedager til neste år uten at arbeidstaker har lønn eller feriepenger for disse dagene. Dette er uheldig, og bør ikke forekomme.
Webinar | Feriepengeutbetaling
Feriepenger for de avtalefestede dagene
Som nevnt står arbeidsgiver og arbeidstaker litt friere når det gjelder håndtering av avtalefestede dager. Dette gjelder også feriepengene.
Dersom arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om å stryke de ekstra feriedagene, er det i orden å utbetale feriepenger, eventuelt utbetale lønn for disse dagene ved årets slutt.
Har du spørsmål?
I Azets har vi mye kompetanse på HR og lønn, og gode løsninger for digital administrasjon av ansatte. Vårt HR-system Cozone Employee knytter ansatte, ledelse og lønn sammen. Azets kan hjelpe med spørsmål rundt ferieavvikling, feriepenger eller om du trenger bistand til endring av rutiner. Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat.
Gratis webinar om feriepenger
Gratis webinar om ferieplanlegging for dine ansatte
