Vi i Moment har daglig kontakt med prosjektledere som, gjennom sine erfaringer og ideer, inspirerer oss til å utvikle smarte løsninger for hvordan de og du kan styre prosjekt effektivt. Vi kan trygt si at det er lett å bli revet med, og få «a head in the clouds», når du ser alle mulighetene vi har samlet i vår skybaserte løsning. Uavhengig av om du bruker Moment eller ikke, her kommer våre fem beste tips for lønnsom prosjektstyring.
1. Planlegg ressursene
Det som tar mest tid og penger er når det oppstår misforståelser eller feil i løpet av et prosjekt, og du må bruke ressurser på å rette det opp og gjøre noe på nytt. God planlegging i starten øker sannsynligheten for et vellykket prosjekt hvor både virksomheten og kunden er fornøyd. Finn ut hvor mange timer dere kan bruke og del de utover ukene og ressursene dere har til rådighet i hver fase. Slik ser både prosjektmedlemmene, prosjektleder og daglig leder hvor mye tid hver og en kan bruke hver uke. Etterhvert som prosjektet går, kan hele teamet se oppdaterte tall for hva som faktisk er ført av timer opp mot det som var – og er planlagt. Ressursplanleggingen øker da bevisstheten om budsjett for prosjektmedlemmene, og gir en trygghet til prosjektlederen.
2. Legg inn priser og prisendringer med en gang
For å få til en lean faktureringsprosess, kan vi se på hvor vi kan kutte ned på unødig bruk av administrasjonstimer (som ofte er en ren kostnad). Men èn gang kontrakten er signert av kunden, legg inn prisen som er avtalt. Deretter vil resten gå på autopilot og du får full kontroll på lønnsomhet fra start til slutt. Straks du ser at dere trenger flere timer på prosjektet enn det som er avtalt, ta kontakt med kunden for å diskutere muligheten for tillegg. Dersom du ikke får avtale om tillegg, men dere må jobbe mer på prosjektet, bør du straks opprette en aktivitet med en “ikke-fakturerbar” prismodell som dere fører timene på. Da slipper du å bruke tid på korrigere disse timene i ettertid, og du øker sannsynligheten for at faktura blir sendt ut med riktig antall fakturerbare timer. Tilbudsskriving, administrasjon og konkurranser skal gjerne ikke faktureres, og bør også få en “ikke-fakturerbar” prismodell, slik at du har oversikt over alle timer som ikke gir inntekt.
3. Godkjenn timer underveis
Mange som lever av å selge timer har opplevd at det blir ført flere timer enn hva som var tenkt i utgangspunktet, eller at timene blir ført feil. Ofte blir dette oppdaget når lederen skal sende ut faktura, eller enda verre – når en kunde klager på en faktura som er feil. Da er det for sent å gjøre noe med timene som er brukt, og man bruker ekstra tid på å rette opp etterpå. Heldigvis finnes det andre muligheter: Så snart et prosjektmedlem fører timer på et prosjekt bør timene være tilgjengelig for godkjenning hos prosjektlederen. Grunnen til at dette er så nyttig er at prosjektlederen får full kontroll på både timeantall og beskrivelser, og kan gi tilbakemelding til prosjektmedlemmene med èn gang dersom noe ikke er i henhold til planen. Dette hjelper betraktelig for å se til at alle jobber etter det som er avtalt i planleggingsfasen, og at timene er klare og riktige i god tid før fakturering. Men det er jo ikke alltid så lett å ha tid til å følge med på timeføringene på alle prosjekt hver dag. Da er det greit å få varsel om timeforbruk i forhold til planen, for eksempel på 20%, 50% og 70%.
4. Følg opp innbetalingene
Kanskje er det kontorleder som tar seg av faktureringen, men vi anbefaler at du som prosjektleder har kontroll på innbetalingsstatus. Automatisk oppdatering på innbetaling får du gjennom KID. Apropos automatikk, kan vi tipse om å sende faktura som EHF gjennom organisasjonsnummeret. Den sendes da rett fra avsenders til mottakers økonomisystem, slik kan du være trygg på at fakturaen kommer fram til riktig mottaker. Elektronisk forsending er mye raskere enn papir, dette gjør at du potensielt kan ha kortere kredittid (forfallsdato). I tillegg får du historikken på hva som er sendt når og til hvilken mottaker, og sjefen blir glad fordi dere betaler mindre for elektroniske enn for manuelle transaksjoner.
Dersom noe går over forfall, må dere få sendt ut en vennlig betalingspåminnelse. Dere sparer tid på å ha en forhåndsdefinert tekst og på å sende den elektronisk på e-post. Gjerne uten gebyr og renter i første omgang for å beholde et godt forhold til kunden. Om kunden ikke betaler etter vennlige påminnelser, bør du stoppe prosjektet og ta direkte kontakt med kunden for å avtale plan videre.
5. Evaluér prosjektet på slutten
Hvordan var lønnsomheten på dette prosjektet? Hvorfor tjente eller tapte vi penger? Dette gir godt grunnlag for å gjøre enda bedre estimater og lage lønnsomme avtaler med kunder fram i tid. Ved å analysere flere prosjekter og sammenligne, kan du også få et bilde på hvilke typer prosjekter dere tjener mest penger på og bør satse på videre.
Lykke til med din prosjektstyring fremover! Les mer og ta gjerne kontakt om det er noe vi kan hjelpe dere med.
Hvordan kan du øke lønnsomheten i dine prosjekter? Bli med på gratis nettkurs torsdag 13. juni kl. 09.00 – 09.30:
